Vega Automotive Management and Inventory Manual PDF

RESEAU DES FEMMES LEADERS POUR LE DEVELOPPEMENT MANUEL DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET DU STOCK

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Sommaire INTRODUCTION 3 LA GESTION DE L’EQUIPEMENT 4 Matйriel roulant 4 Gestion de stock et parc auto 4 Fournitures de bureau et autres matйriels 5 PROCEDURE D’ACQUISITION DE MATERIEL 6

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Introduction Les procйdures d’approvisionnement permettent d’identifier des fournisseurs appropriйs, de complйter les achats, d’assurer leurs livraisons (notamment en ce qui concerne l’entreposage, le transport et le stockage), de recevoir les marchandises, services et fournitures commandйs, ainsi que d’exйcuter les paiements. Les procйdures d’approvisionnement commencent avec une йvaluation des besoins et une planification du projet et se terminent avec le processus de clфture quand les objets de l’approvisionnement en question sont soit йcoulйs soit donnйs. Une bonne gestion de ces procйdures facilite une mise en œuvre efficace de tous les aspects de la chaone d’approvisionnement.

Ce manuel est un guide а la fois simple et complet de toutes les procйdures d’approvisionnement utiles lors de la durйe d’un projet. Il contient les normes minima requises dans la gestion, les procйdures d’achat et la logistique des chaones Le manuel de la gestion des procйdures d’approvisionnement a quatre objectifs spйcifiques : d’approvisionnement opйrationnelles standard, dans le cadre des activitйs de l’organisation.

• Responsabilitй – dans le but d’augmenter la responsabilitй de nos systиmes pour pouvoir dйmontrer le travail achevй par une documentation appropriйe et utile • Clartй – dans le but d’augmenter la clartй de nos systиmes en utilisant des procйdures opйratoires, systиmes et politiques conformes aux normes standard Rapport coыt-efficacitй – dans le but d’assurer un bon rapport coыt-efficacitй en йvaluant au mieux les options prйsentes et en utilisant les ressources disponibles d’une faзon efficace • Transparence – dans le but d’augmenter la transparence de nos systиmes en identifiant clairement rфles et responsabilitйs, dйlйgation de pouvoir et processus d’approbation

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La gestion de l’йquipement Matйriel roulant Les vйhicules de l’organisation ne doivent ktre utilisйs rien que pour les besoins de l’organisation. Toutefois pour des raisons de nйcessitй constatйes par la Prйsidente, ils peuvent ktre utilisйs par le personnel sous l’autorisation de la Prйsidente. Les frais qui en dйcouleraient seront supportйs par les utilisateurs. Cette utilisation est facturйe а un prix au kilomиtre dйterminй par la Directrice. L’utilisation а titre privй de la voiture est facturйe un taux forfaitaire fixй par la Directrice Exйcutive. Ces frais sont dйfalquйs а la fin du mois du salaire de l’utilisateur.

Les vйhicules doivent ktre garйs au siиge de l’organisation sauf ceux utilisйe par les personnes autorisйes par le directeur des Programmes qui sont gardйs au domicile des utilisateurs sous leur garde. En cas de voyage les vйhicules sont garйs en lieux sыr sous la responsabilitй du chef de mission qui en garde les clefs. L’utilisation d’un vйhicule d’un membre pour les activitйs de l’organisation donne droit а une indemnitй forfaitaire au kilomиtre. Les notes de frais relatif а une telle utilisation sont йtablies а la fin de chaque mission et payable immйdiatement.

L’utilisation des matйriels roulant de l’organisation en dehors des services est interdite sauf pour raison de service constatйe et autorisйe. Gestion de stock et parc auto Le stock d’essence constituй pour l’alimentation de vйhicule de service de l’organisation est gйrй de la faзon suivante : Un cahier d’utilisation et de contrфle du stock de carburant et une fiche de demande de carburant sont crййs et suivis par l’Assistant administratif et financier

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