Видеотелефония Cisco: руководство по использованию

ЛУЧШЕ ОДИН РАЗ УВИДЕТЬ, ЧЕМ СТО РАЗ УСЛЫШАТЬ НЕДОПОНИМАНИЕ, ВОЗНИКШЕЕ В ПРОЦЕССЕ ОБЩЕНИЯ, МОЖЕТ ПОСЛУ- ЖИТЬ ПРИЧИНОЙ МНОГИХ НЕУДАЧ В БИЗНЕСЕ. ОБЩАЯСЬ ЛИЦОМ К ЛИЦУ, ПРИСЛУШИВАЯСЬ К ИНТОНАЦИИ И НАБЛЮДАЯ ЗА ЖЕСТАМИ И ВЫРАЖЕ- НИЕМ ЛИЦА СОБЕСЕДНИКА, МОЖНО ПОНЯТЬ ЗНАЧИТЕЛЬНО БОЛЬШЕ, ЧЕМ ПРОСТО ВОСПРИНИМАЯ УСТНУЮ РЕЧЬ. Согласно исследованиям известного специалиста в области психологии общения, про- фессора Университета города Денвер Элтона Барбора, только 7% информации человек получает из устной речи, 38% информации заключено в интонации голоса и мимике, а 55% – содержится в жестах, иными словами, в невербальных средствах общения. Важ- но не то, что мы говорим, а то, как мы это говорим.

Для того, чтобы преодолеть эту проблему, начиная с середины 60-х годов предпринима- лись попытки расширить средства традиционной связи поддержкой видео. Однако, по целому ряду причин, существующие на данный момент решения не получили широко- го распространения. Среди основных причин можно назвать трудности и неудобства ис- пользования существующих систем видеосвязи, трудности эксплуатации и дороговизну, а в некоторых случаях также претензии к качеству. Компания Cisco Systems предлагает новое простое в использовании решение по ви- деотелефонии. Таким решением легко пользоваться, удобно управлять и, кроме того, оно сравнительно недорого. Средства видеотелефонии дают немалые преимущества всем:

от крупных корпораций до небольших организаций, позволяя свободно общаться в любое время, без долгой пред- варительной подготовки, дорогостоящих и утомительных переездов. Бизнес-процессы можно упростить, включив в них «человеческий фактор» – общение лицом к лицу. Можно привлекать к решению финансовых вопросов консультантов, на- ходящихся в центральном офисе в то время, когда Вы общаетесь с клиентами в местном филиале их банка. Можно организовывать консилиумы с участием врачей из других больниц, и им не придется для этого никуда ехать.

Стр. 2

УВИДЕТЬ – ЗНАЧИТ ПОВЕРИТЬ IP ÚÂÎÂÙÓÌÌ˚È Á‚ÓÌÓÍ Традиционные средства видеосвязи не отличались простотой в использовании. Для сотрудников многих организа- ций использования ISDN видеосистем требовало резервирования специально оборудованной переговорной ком- наты и предварительной настройки системы специалистами технического департамента. Благодаря IP-техноло- гиям поддержка и использование системы значительно упрощается и видеотелефония перемещается на рабочий стол каждого сотрудника. Камера Cisco VT Advantage позволяет сопровождать видеоизображением любой звонок, который делается при помощи существующих IP телефонов, выводя изображение на монитор персонального компьютера.

Абонент просто выполняет все те же операции, что и при обычном звонке. Почему? Потому что это и есть телефонный звонок. Видео- устройства становятся частью Вашей IP телефонной системы. Пользователь работает с тем же интерфейсом, что и при голосовых телефонных звонках. Организации могут уп- равлять сетями с поддержкой видео так же, как управляют голосовыми сетями. В дополнение к устройствам Cisco Вы можете использовать абонентские видео устройства Tandberg 1000 и Tandberg 550 в системе Cisco видеотелефонии. Устройство Tandberg 1000 представляет собой настольное абонент- ское видеоустройство, оно также может монтироваться на стену.

Tandberg 550 подключается к телевизору, видеопа- нели или проектору и может использоваться как в кабинете руководителя, так и в комнате для проведения перего- воров. С точки зрения абонента оба устройства полностью похожи по использованию на IP телефоны Cisco. Кроме того, Вы можете подключить к системе и видеоустройства других производителей. ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ Применяя методы, которые позволяют улучшить взаимопонимание в процессе личного общения, можно добиться значительного сокращения расходов. Во многих случаях переговоры и совещания проводятся по телефону, в неко- торых случаях используются и web-средства взаимодействия.

Хотя такой способ обезличенного общения не всегда является наилучшим путем построения доверительных отношений, он позволяет снизить денежные и временные затраты на организацию поездок. Задача решения видеотелефонии – совместить преимущества телефонного обще- ния с достоинствами общения лицом к лицу. В процессе общения лицом к лицу намеченные деловые задачи достигаются значительно проще и быстрее по сле- дующим причинам: • легче строить доверительные отношения; • легче вести переговоры; • быстрее принимаются решения; • больше стимулов для взаимодействия; • ниже риск непонимания; • повышается персональная ответственность; • снижаются языковые и культурные барьеры.

Помимо улучшения взаимопонимания, значительно повышается продуктивность работы каждого сотрудника. é·˘ÂÌË Á‰ÂÒ¸ Ë ÒÂȘ‡Ò Новое интегрированное решение видео- и телефонной связи помогает организациям преодолеть многие труднос- ти, связанные с решениями на базе ISDN. Нет необходимости заказывать помещение для видеопереговоров и ждать, когда соберутся участники встречи. Совещания можно организовывать сразу же, как только возникает не- обходимость, при этом надежность связи и высокое качество аудиовизуальной поддержки гарантировано. Можно забыть о мероприятиях, которые превращаются в бесполезную трату времени из-за сбоев аппаратуры.

Прежде сред- ства видеотелефонии требовалось готовить к каждому очередному совещанию, для этого нужны были специально выделенные квалифицированные специалисты. Теперь системы стали намного проще и дружелюбнее. êÓÒÚ ÔÓËÁ‚Ó‰ËÚÂθÌÓÒÚË ÚÛ‰‡ Ë ÓÚ͇Á ÓÚ ÛÚÓÏËÚÂθÌ˚ı ÍÓχ̉ËÓ‚ÓÍ Совещание может пройти гораздо успешнее, если вместо обычного теле- фонного разговора провести видеообсуждение или видеоконференцию. Новые технологии позволят еще и существенно пересмотреть затраты на по- ездки сотрудников. В последние годы деловые поездки стали очень серьезно беспокоить руко- водство корпораций и самих сотрудников, особенно в связи с возросшей уг- розой терроризма.

Кроме того, поездки составляют значительную статью 3

Стр. 3

расходов, а сложные экономические условия заставляют предприятия искать любые возможности для сокращения затрат. Решение Cisco для создания единой системы телефонии и видеосвязи дает компаниям возможность прово- дить виртуальные совещания, столь же эффективные, как и очные встречи, и при этом экономить средства и вре- мя, а сотрудникам – возможность никуда не ездить, чтобы принять участие в этих мероприятиях. Дополнительные выгоды, связанные с отказом от расходов на проживание, проезд, а также от непроизводительной траты времени на ожидание в аэропортах, достаточно легко поддаются учету. Экономия может оказаться эквива- лентной значительному числу рабочих дней.

Благодаря видеотелефонии на базе IP поездки перестают быть докучной обязанностью. Теперь Вы можете сами выбирать – ехать или нет. ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ Преимущества для организации в целом – это одновременно и преимущества для каждого конкретного человека. При решении деловых вопросов с помощью новых технологий специалисты получают дополнительную информа- цию благодаря невербальным средствам общения, что позволяет действовать более целенаправленно; кроме того, между людьми устанавливаются доверительные и открытые отношения. Не следует забывать также о крупномасштабных мероприятиях.

При проведении презентаций всегда приходится в той или иной мере смещать акценты в зависимости от реакции аудитории. Другими словами, благодаря новым средствам, докладчик может так же хорошо адаптироваться к слушателям, как если бы они находились в одном по- мещении. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ТЕЛЕФОННЫХ ПЕРЕГОВОРОВ Привычка к общению по электронной почте и по телефону зачастую снижает концентрацию внимания. Что дела- ют люди во время телефонных конференций? Согласно исследованию, проведенному компанией TANDBERG, во время конференций люди могут:

• продолжать так или иначе выполнять свою работу; • проверять или писать электронные письма; • чертить фигурки на бумаге; • есть; • «бродить» по Интернету; • мечтать; • нажать кнопку «Mute» и заниматься посторонними разговорами. Невербальные формы общения имеют свойство удерживать внимание. Сотрудники лучше реагируют и восприни- мают информацию при общении лицом к лицу. Если визуального контакта нет, могут возникать некоторые проблемы, например: • снижение ответственности; • сложность в построении и поддержке доверительных отношений; • большая вероятность непонимания; • проволочки при принятии решения; • затягивание переговоров. Все это может отрицательно сказаться на результатах работы.

Видеосредства предоставляют больше возможностей и преимуществ очного общения. КАК ВАЖНО ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ НА ЯЗЫК ЖЕСТОВ Разговаривая между собой, люди намеренно или непроизвольно жестикули- руют, сопровождают свою речь мимикой и интонацией. Все эти действия рас- ширяют контекст разговора. Например, огромную роль играет выражение ли- ца, которое сообщает об эмоциональном состоянии говорящего. Кроме того, в нем проявляется реакция на сказанное. По выражению лица можно судить, понял ли Вас собеседник, согласен он или нет, удивляет ли его услышанное и т. д. Выражение лица – это второй по важности канал связи после речи.

По выражению лица можно сделать предположение об отношении к сказанному, выражение лица может изменить или даже придать противоположный смысл словам или поступкам. Возможность учитывать при взаимодействии эмоции других считается принципиально важной в быстроформиру- ющейся сфере эмоциональных знаний. Для поддержания отношений, для личного взаимодействия при разреше- нии конфликтов и проведении переговоров необходимо иметь возможность общения лицом к лицу. 4

Стр. 4

Видеотелефония – теперь это просто телефонный звонок. Видеотелефония – как это работает Одна из основных задач решения Cisco видеотелефонии – сделать использование видеосоединений максимально простым и удобным для абонентов. Видеозвонок теперь не просто похож на телефонный, он и есть разновидность телефонного звонка. Теперь Ваша видеосистема может обеспечить Вам привычные функции телефонной станции, такие как возможность переадресации вызова, перевод вызова, организация конференций, удержание вызова для Ваших видеозвонков.

Абонент может использовать единый номер для своих телефонных и видеозвонков, динами- чески организовать видеоконференцию, используя свое видеоустройство или даже свой IP телефон. Подход, который предлагает Cisco, позволяет преодолеть основные проблемы существующих видеосистем – слож- ность использования для абонентов, трудоемкость поддержки и управления отдельной инфраструктурой видеоре- шения для администраторов системы. Одним из простых и экономически эффективных вариантов обеспечения рабочего места абонента функциональ- ностью видеотелефонии является использование продукта Cisco VT Advantage.

Cisco VT Advantage включает недо- рогую Cisco USB камеру и программное обеспечение для персонального компьютера, подключаемого к Cisco IP те- лефону абонента. При установлении соединения с IP телефона абонента на удаленное видеоустройство видеоизображение автоматически передается на экран персонального компьютера. При этом голос передается на IP телефон абонента. Система проста в использовании и позволяет абоненту использовать привычные функции IP телефона для управления установленным видеосоединением.

Например, абонент может перевести звонок кол- леге или секретарю, при этом, если у секретаря установлено видеоустройство, будет установлено видеосоединение, если же звонок переведен на обычный телефонный аппарат, будет установлено только голосовое соединение. Ана- логично абонент может подключить к разговору дополнительных участников, организовав видеоконференцию со своего IP телефона. Другими вариантами абонентских видеоустройств являются настольные и комнатные видеосистемы, устанавливаемые в переговорной комнате, каби- нете и т. д. Возможно использование абонентских видеосистем с поддержкой протоколов SCCP или H.323 от ряда производителей видеооборудования.

В зависимости от поддерживаемого протокола набор функций будет разли- чаться. Например, можно использовать абонентские видеоустройства, интерфейс и набор функциональных возможностей которых во многом повторяют интерфейс и функции IP телефонов Cisco. Такие абонентские видеоустройства предлагает компания TANDBERG. Для удобства абонентов система позволяет использовать единый телефон- ный номер как для телефонных, так и для видеозвонков абонентов, а также использовать единую централизованную директорию абонентов.

В момент установления соединения система автоматически определяет возможность установления видеосоединения – в случае, если абонентские устройства на обоих концах соединения поддерживают видео, может быть установлено видеосоединение, в противном случае устанавливается обыкновенное теле- фонное соединение.

Для технических специалистов, осуществляющих настройку, управление и поддержку телефонной и видеоинфра- структуры, решение Cisco видеотелефонии обеспечивает возможность централизованной настройки и управления объединенной видео- и телефонной системой, в том числе единый интерфейс для настройки абонентских аудио- и видеоустройств, настройку единого плана нумерации для аудио и видео, интегрированный сбор статистики (CDR), объединенный контроль использования полосы пропускания для аудио- и видеосоединений.

С помощью средств Cisco IP видеотелефонии Вы можете построить сеть, охватывающую от нескольких десятков пользователей в одном офисном здании до нескольких сотен и тысяч абонентов в сети крупной корпорации. Решение Cisco IP телефонии состоит из следующих основных компонентов: Управляющий сервер Cisco CallManager – обеспечивает управление установлением телефонных соединений и ви- деосоединений в системе. CallManager также управляет предоставлением дополнительных функций абонентам, ис- пользующим как IP телефоны, так и видеоустройства. Он также обеспечивает администратора сети средствами для настройки и управления взаимодействием различных компонентов системы IP телефонии.

Абонентские видеоустройства • Cisco VT Advantage – включает в себя недорогую Cisco USB камеру и программное обеспе- чение для персонального компьютера, подключаемого к Cisco IP телефону абонента. CVTA позволяет расширить возможности абонентского IP телефона за счет передачи видео на ПК абонента при установлении телефонного соединения. • Видеотерминалы сторонних производителей, поддерживающие протоколы H.323 и SCCP. 5

Стр. 5